4 глобальных преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг

Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг

Термин «аутсорсинг» произошёл от английской фразы «outside resource using», которая переводится как «использование внешних ресурсов». Это направление в бизнесе получило широкое распространение в начале прошлого века, хотя использовалось с давних времён. Достаточно вспомнить Петра I, который приглашал в Россию зарубежных мастеров и корабелов, таким образом он привлекал специалистов со стороны.

В настоящее время ни одна крупная компания не может работать, опираясь лишь на собственные ресурсы. Некоторые процессы намного удобнее, выгоднее и целесообразнее передавать специализированным организациям, которые сделают свою работу быстро, профессионально и качественно.

Более понятно раскрыть термин «аутсорсинг» можно с помощью следующего примера.

Небольшая строительная фирма занимается ремонтами помещений «под ключ». Основную прибыль приносит бригада рабочих. Поиском заказчиков и переговорами с ними занимается владелец фирмы. Но кто-то ведь должен вести бухгалтерию, начислять зарплату, сдавать отчёты? Поскольку фирма ещё не развернулась в полную мощь, услуги бухгалтера нужны время от времени.

Именно поэтому нецелесообразно нанимать постоянного человека в штат, оборудовать ему рабочее место, платить зарплату и отчислять за него страховые взносы. Намного проще заказать услуги на стороне и только тогда, когда они требуются, таким образом, оплата будет производиться за разовую работу. Такой подход организации труда в данном случае и называется аутсорсинг бухгалтерии, то есть когда одна компания передаёт другой выполнение части своих непрофильных задач за определённую плату.

В каких случаях предприниматели предпочитают обращаться в аутсорсинговую компанию или нанимают одиночного специалиста-аутсорсера?

Аутсорсинг бухгалтерский целесообразен в следующих случаях.

• Компания имеет небольшой доход.
• Нет офиса или возможности его содержать.
• Для уменьшения расходов, особенно при малой активности фирмы.
• Снижение рисков – штрафов, начисления пени и прочих взысканий за несвоевременную сдачу отчётности.
• Если предпринимательством занимается иностранная компания.
• Для уменьшения числа штатных сотрудников, экономии на зарплате и страховых отчислениях.
• При открытии представительств и филиалов.

Основные услуги бухгалтерского аутсорсинга

Функции компании-аутсорсера могут быть весьма многообразны. Вы можете выбрать комплексное обслуживание и тогда получите весь спектр необходимых бухгалтерских услуг, другой вариант — ограничиться определёнными задачами, например, только подготовкой отчётов.

А давайте посмотрим, что обычно предлагают аутсорсинговые компании своим клиентам?

Обработка первичной документации

Чтобы сформировать отчёт, нужно владеть первичной информацией о расходах и доходах – накладных, счёт-фактурах, товарных чеках, актах выполненных работ, договорах с заказчиками и поставщиками, ордерах, платёжных поручениях. В общем, бумажек хватает.

Создание первичного регистра бухучёта

Этот документ представляет собой таблицу, куда вносятся операционные данные из всех первичных «бумажек», о которых мы говорили выше.

Автоматизация бухучёта

Чтобы бухгалтерия всегда была в порядке и не пропала ни одна важная «бумажка», необходимо вовремя автоматизировать данные.

Специалисты аутсорсинговой компании всегда в курсе последних версий бухгалтерских программ и умеют с ними работать.

Ведение документации

От каждого ИП или организации требуется правильное оформление бумаг – фиксирование расходов и доходов, составление отчётности, заполнение первичной документации.

Сдача налоговой отчётности

Сроки сдачи отчётов довольно жёсткие. Не успел вовремя — придётся платить штраф. Опять же заполнить документы необходимо правильно, а это далеко не каждому предпринимателю под силу. Вот здесь и нужна помощь бухгалтера – опытного и квалифицированного.

Как перейти на аутсорсинг бухгалтерских услуг – порядок действий

Бухгалтерия на аутсорсинге – это не сложно! Но перед тем как обратиться к фирме-подрядчику, нужно учитывать в первую очередь финансовую выгоду. Просчитайте все плюсы и минусы перехода, поскольку если вами движет только сокращение расходов, то это не выход из создавшегося положения.

Опытный бухгалтер в штате зачастую приравнивается к руководителю, потому что разбирается во всех финансовых нюансах предпринимательской деятельности. И если вы собираетесь серьёзно заниматься бизнесом, то вам обязательно нужен будет грамотный квалифицированный специалист, а на профессионалах не экономят.

Анализ состояния фирмы

Дела в компании не ахти, и вы решили сэкономить на сокращении штата? Постоянные ошибки в документации и сдача отчётов чуть ли не в последний момент может говорить о низкой квалификации бухгалтера. А может, в этом виновато плохое управление?

Принятие решения об аутсорсинге

Что делать, если хорошего бухгалтера днём с огнём не сыщешь, а от посредственных специалистов вы уже устали? Есть смысл задуматься об обращении в специализированную организацию по предоставлению бухгалтерских услуг. Только сначала выясните разницу между зарплатой вашего штатного бухгалтера и оплатой услуг аутсорсинговой компании и определите, что вам выгоднее.

Не забывайте, что вы можете заказывать разовые выполнения работ или подписать договор на полное бухгалтерское сопровождение, естественно, что цена будет разной. В последнем случае, как показывает практика, вы сможете сэкономить до пятидесяти процентов на штатной единице. Все эти факторы нужно учитывать при принятии решения. Однако не стоит забывать, что лучше иметь собственного квалифицированного специалиста, чем пользоваться временными услугами.

Выбор подрядчика

Самым лучшим вариантом будет рекомендация вашего хорошего партнёра. Лучше обратиться в надёжную и проверенную компанию, которая имеет отличную репутацию, а как её ещё можно проверить, как не по отзывам реальных клиентов.

На что нужно обращать внимание при выборе?

• Опыт работы. Согласитесь, что чем дольше компания работает в бухгалтерской сфере, тем больше у неё опыта и профессионализма. И это будет бесспорным плюсом.
• Репутация и отзывы клиентов. Сейчас легко найти комментарии заказчиков о той или иной компании. Их можно увидеть на официальном сайте фирмы, в специализированных форумах, независимом профессиональном рейтинге и других источниках.
• Испытательный срок. Солидные фирмы зачастую предоставляют тестовый период или минимальную плату за первые месяцы сотрудничества. За это время вы сможете в полной мере оценить профессионализм и уровень выполненных работ.
• Высокий уровень подготовки специалистов. Изначально его можно определить по количеству предоставляемых услуг, а только потом – по факту выполнения работ.
• Гарантированная конфиденциальность. На самом деле это очень важный критерий при выборе компании. Наверное, вы часто слышали фразу «коммерческая тайна» и понимаете, что бухгалтер всегда будет в курсе самых «страшных» финансовых проблем или махинаций предприятия. Много у кого имеются не только «скелеты в шкафу», но и секреты благополучия, а значит, их нужно оберегать как от контролирующих органов, так и от конкурентов. Не забудьте отметить в договоре этот пункт, иначе может не просто пострадать репутация, но и обрушиться весь бизнес.
• Грамотно составленный договор. Обратите внимание, насколько юридически правильно составлено соглашение о предоставляемых услугах. Если его банально скачали с интернета, оставили обтекаемые условия и формулировки, ограничили клиента в правах, а свою фирму в обязанностях, то следует задуматься о некомпетентности.

Заключение контракта

Основой документа является договор о предоставлении услуг. Основные положения можно найти в интернете.

Вам нужно внимательно отнестись к следующей информации:

• оказываемые услуги и их стоимость;
• сроки выполнения;
• ответственность сторон;
• условия расторжения.

Переход на изменённые условия работы

Вот в чём большой плюс в любых аутсорсинговых услугах, так в том, что расходы относятся к управленческим и не нужно оплачивать налог на добавочную стоимость.

Теперь вам остаётся только передать все бухгалтерские «бумажки» в руки специалистов, чтобы они разобрались с финансовым положением дел, систематизировали документацию и занялись текущей бухгалтерией. В общем, они сами теперь знают, что нужно делать.

Страхование ответственности аутсорсера

Чтобы сотрудничество было успешным, нужно чётко оговаривать в договоре ответственность каждой из сторон, тогда процесс будет продуктивным и отлаженным изначально.

Но можно получить гарантии профессиональных обязательств, если аутсорсер будет согласен застраховать свою ответственность. Этот вид страхования обычно используется предпринимателями или компаниями, которые предоставляют различные услуги, например, бухгалтерские, юридические, риэлторские и т.д.

То же самое касается и бухгалтерии. Появились серьёзные проблемы? Аутсорсер не справился с возложенными на него обязательствами? Значит клиент получит компенсацию.

Полезные рекомендации по работе с подрядчиком

Доверяй, но проверяй – не правда ли, этот тезис будет очень актуален при партнёрской работе?

Не забывайте, что в руках аутсорсинговой компании будет вся финансовая документация – самое сердце фирмы. Чуть только повредится какой-нибудь кровеносный сосуд, и может случиться непоправимое – жизнь остановится.

Именно поэтому сторонней организации не следует доверять всю подноготную, или пропишите в договоре строгую конфиденциальность. Только не забудьте, что вашей компанией может заниматься не один сотрудник – в ходе работы штат бухгалтеров может меняться. Если для вас имеет значение соблюдение секретности или вы просто предпочитаете, чтобы работу выполняли одни и те же люди, то укажите это в дополнительном соглашении.

Не забывайте своевременно предоставлять всю необходимую документацию, причём не в последний момент перед составление отчёта, а в процессе текущей деятельности. Именно этим грешат руководители фирм, а потом пытаются «свалить» вину на бухгалтеров, которые вовремя не сдали отчёты или «напутали» с оформлением. В этом случае нужно тщательно проработать пункт «Ответственность сторон» в договоре.

Чтобы сотрудничество было как можно более продуктивным, нужно заранее обговорить сроки взаимодействия сторон. Как, когда и на чьей территории вы сможете встречаться, проводить контроль, принять отчёты о проделанной работе.

Уважайте и цените труд сотрудников аутсорсинговой компании. Не забывайте, что они не ваши подчинённые, хоть и выполняют задачи, связанные с деятельностью вашей фирмы.

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга

Аутсорсинг бухгалтерского учета может быть очень выгоден, но, с другой стороны, иногда совершенно себя не оправдывает. Необходимо изучить и проанализировать целесообразность его применения в каждом конкретном случае. Давайте рассмотрим все возможные положительные и отрицательные моменты.

Плюсы таковы.

• Уменьшение расходов на содержание штатной единицы. Вам нет нужды платить зарплату бухгалтерам, отчислять страховые взносы, содержать офисное помещение для бухгалтерии, приобретать специальные бухгалтерские компьютерные программы и тратить время и средства на повышение квалификации.
• Исключение человеческого фактора. Бухгалтер – это настоящий живой человек, а не счётная машинка, которая постоянно под рукой. Существуют больничные, отпуска, отгулы, выходные дни и всевозможные форс-мажорные ситуации, когда бухгалтер может отсутствовать на работе. А аутсорсинговая компания всё сделает вовремя и качественно.
• Опыт и качество. Нововведения в законодательстве происходит настолько часто, что далеко не каждый штатный бухгалтер за ними успеет. Но этого не случится в профессиональной компании, предлагающей бухгалтерские услуги. Специалисты отличаются высоким уровнем подготовки, отслеживанием всех изменений в бухучёте и огромным опытом работы по разным профилям предпринимательства.
• Сосредоточение всех сил и ресурсов на основной деятельности. Можно подписать контракт на предоставление бухгалтерских услуг и забыть. Отчёты будут вовремя сданы, а зарплата начислена.

Минусы таковы.

• Неудобство. Не стоит забывать, что именно бухгалтер является правой рукой руководителя компании в финансовых вопросах. Поскольку специалист теперь находится на расстоянии и нанят для выполнения определённой работы, то нет возможности проконсультироваться о целесообразности той или иной сделки, решить вопросы с зарплатой и отчислениями, да и просто проконтролировать ведение отчётности.
• Непостоянство. Хорошо разобраться в тонкостях и нюансах бизнеса сможет только постоянный специалист. А в аутсорсинговой компании вашей фирмой могут заниматься каждый раз разные люди.
• Ненадёжность. Качественное обслуживание может обеспечить только надёжная и проверенная компания. Чтобы её найти, иногда приходится сменить несколько организаций-аутсорсеров, что совсем не идёт на пользу бизнесу.

Заключение

Далеко не каждый предприниматель может найти и заинтересовать деятельностью своей фирмы хорошего финансиста. Если бухгалтер временно недоступен, потому что находится на больничном, в декрете, отпуске или хороший специалист просто ушёл на пенсию, то можно воспользоваться услугами аутсорсинга.

Очень часто это бывает выгодно, эффективно и надёжно. Отчёты сданы вовремя, зарплата для сотрудников рассчитана, по страховым взносам и налогам долгов нет, вся документация в порядке. Что ещё нужно?

Подумайте, может, и ваш бизнес от этого только выиграет?