6 этапов перехода на аутсорсинг IT услуг, а также полезные советы

Сейчас ни один бизнес не может существовать без компьютеров, но далеко не все люди сумели его освоить хотя бы на уровне начинающего пользователя. Многие, особенно граждане старшего поколения, с трудом понимают, куда нужно нажимать и что делать со всеми этими окнами, почему не включается та или иная программа, с чего это вдруг курсор замер и не получается напечатать ни одной буквы.

Чтобы сотрудники в офисе занимались своей непосредственной работой, а не гадали, почему компьютер капризничает и не желает правильно функционировать, нужен человек, который бы разбирался во всех этих премудростях. Но что он будет делать всё остальное время, когда техника исправна и настроена? Не проще ли приглашать его время от времени, когда в его услугах действительно есть нужда?

Аутсорсинг ИТ уже давно и прочно пользуется популярностью у предпринимателей и бизнесменов. Давайте подробнее разберёмся, что это такое, кому и зачем нужны такие услуги, а также как перейти на сервисное обслуживание и можно ли сэкономить.

Что такое аутсорсинг IT услуг

В одной крупной строительной компании в небольшом офисе работал дружный женский коллектив бухгалтеров. Перед каждой дамой стоял новенький компьютер с самыми современными офисными и бухгалтерскими программами. Дамы бодро щёлкали наманикюренными пальчиками по клавишам, не забывая перемывать косточки мужьям, поклонникам и начальству.

И всё было у них хорошо, пока не случилось сразу несколько неприятностей, причём практически одновременно. У Лидии Петровны намертво завис курсор мышки как раз посередине годового отчёта. Нелли Михайловна ринулась помочь подруге, но в спешке перекинула чашечку кофе на клавиатуру, после чего она напрочь отказалась работать даже после сушки феном. А к Наташе забежал сын первоклассник по дороге из школы с диском новой игры, которую тут же стал устанавливать на компьютер, пока мама готовила ему чай и доставала бутерброды. Диск оказался вирусным и теперь монитор грустно мерцал синим цветом.

Бухгалтерский отдел был полностью выведен из строя в считанные мгновения. Годовые отчёты, начисление зарплаты и прочие бухгалтерские электронные бумажки стали недоступны.

Начальник схватился за голову: «Опять эти бабы наворотили дел! Всё-таки придётся послушаться совета Николая Петровича и обратиться в сервисную службу, иначе убытков не оберёшься».

Описание термина

Под аутсорсингом понимают передачу одной компанией части своих функций и производственных процессов сторонней организации.

Аутсорсинг IT нужен, чтобы:

  • освободить сотрудников от решения непрофильных задач;
  • направить все силы персонала на основные должностные обязанности;
  • уменьшить затраты на содержание «ненужной» штатной единицы.

Кому он может понадобиться

Практически любой компании, где не предусмотрен программист или сисадмин в штате. Согласитесь, если в офисе стоит пять компьютеров, на которых работают бухгалтера и менеджеры по продажам, то глупо нанимать в штат IT-специалиста.

Он, конечно, поначалу будет загружен работой, чтобы привести технику и ПО в порядок. Но вот потом его услуги будут нужны всё реже, а значит, он окажется бесполезным и большую часть времени будет в простое. Платить штатному компьютерщику зарплату невыгодно, если у него нет ежедневных профильных задач.

Если же заключить долгосрочный договор с компанией-аутсорсером, то всю работу техники можно будет контролировать удалённо. Время от времени сисадмин будет приезжать для технического обслуживания и исправления неполадок.

Аутсорсинг информационных технологий будет полезен также для:

  • компаний в период открытия и становления бизнеса;
  • предприятий, которые собираются активно продвигать товары и привлекать покупателей в интернете – им требуется создание собственного сайта и его дальнейшее сопровождение;
  • стабильно работающих организаций, которые нуждаются в комплексном обслуживании офисной техники.

Плюсы и минусы

Компания, нанявшая IT-специалистов, получает следующие выгоды:

  • не нужно содержать в штате непрофильного специалиста;
  • возможность решения компьютерных задач любой сложности;
  • профессионализм и оперативность;
  • бесперебойная работа офисной техники;
  • уменьшение затрат на комплексное обслуживание в 2-3 раза по сравнению с привлечением разового специалиста;
  • постоянное развитие и совершенствование, специалисты порекомендуют и установят новейшее оборудование или софт.

Но не может же быть всё так хорошо? Должны же существовать и недостатки, поскольку ничего в мире нет совершенного. И они есть.

  • У заказчика появляются трудности с контролем. Большая часть работы ведётся удалённо и хотелось бы иметь гарантии, что она всё-таки ведётся.
  • Штатный специалист может исправить проблему быстро, а выездному нужно ещё доехать.
  • Не всегда прозрачное соотношение цены и качества.
  • Нанесение ущерба заказчику, если IT-специалист не обладает должным профессионализмом.
  • Невыполнение или ненадлежащее выполнение взятых на себя обязательств.

Что лучше не передавать на аутсорсинг

Если вы заключили с компанией-аутсорсером договор, то там должен быть прописан пункт о конфиденциальности и неразглашении коммерческих тайн.

Что лучше не передавать на аутсорсинг

Но человеческий фактор исключать ни в коем случае нельзя.

IT-специалист может уволиться и распорядиться полученной информацией по собственному усмотрению, поэтому не рекомендуется отдавать на аутсорсинг важные проекты и разработки, сулящие хорошую прибыль.

Не стоит отдавать на обслуживание:

  • CRM – программа управления бизнесом, учёт клиентов и сделок;
  • профильное ПО, которое было разработано сторонней компанией.

Виды ИТ-аутсорсинга

Аутсорсинг в IT сфере предназначен для поддержки и дальнейшего развития компьютерной инфраструктуры предприятия. Сейчас каждая вторая компания нуждается в услугах IT-специалистов, но ведь деятельность каждой из них различна, поэтому им требуются разные услуги.

Например:

  • комплексное обслуживание офисной техники, когда нужно настроить компьютер, принтер, сканер и следить за их работоспособностью;
  • разработка специализированного ПО, создание сайта и его сопровождение;
  • создание и обслуживание сервера для хранения необходимой информации.

Ресурсный

В его задачи входит:

  • установка сервера и поддержка его работоспособности;
  • удалённое администрирование;
  • резервное копирование данных;
  • аварийное восстановление файлов.

Функциональный

Сюда относятся:

  • монтаж и обслуживание компьютерных сетей;
  • установка сетевого оборудования;
  • поддержка рабочих станций;
  • постоянный мониторинг процессов, гарантирующий бесперебойную работу;
  • быстрое исправление неисправностей.

Проектный

Специалистов нанимают для разработки сайта, приложений, программ. Очень часто эти услуги бывают разового характера. Правда, многие заказчики соглашаются на техподдержку и сопровождение сайтов.

Стратегический

Занимается развитием и сервисным обслуживанием офисного оборудования. Сюда входит монтаж и настройка компьютеров, принтеров, сканеров. Установка программ. Устранение ошибок, неполадок, неисправностей.

Обучающий

В компанию выезжает специалист, проводящий тренинги или курсы на заданную тематику. Например, как работать с офисными программами или узкопрофильной программой «1С Бухгалтерия» для повышения квалификации бухгалтеров.

Как перейти на аутсорсинг IT – порядок действий

Перейти на аутсорсинг IT услуг очень просто, главное, знать, как это делать.

Принятие решения о переходе

Первым делом необходимо принять экономически обоснованное решение. Вспомните бедного начальника строительной фирмы, у которого бухгалтерский отдел намертво заблокировал всю работу прямо перед сдачей годового отчёта.

Принятие решения о переходе

Судя по всему, у дружного женского коллектива уже не в первый раз появляются проблемы с техникой. А знаете, что начальник слышал в своё оправдание?

  • Я ничего не трогала, оно само поломалось!
  • Я не нажимала ничего!
  • Оно же вчера работало! Почему сегодня поломалось?
  • Я ничего с компьютером (ноутбуком, планшетом, принтером) не делала!
  • В технику никто не лазил! (Ну, кроме сына подруги, который очень хорошо разбирается в компьютерах и думал, что сделает.)

Знакомая ситуация? И если такое происходит частенько, а штатного компьютерщика нет, то вызов частного специалиста влетает в копеечку, а значит, выгоднее и целесообразнее будет заключить договор с фирмой, предоставляющей IT-услуги.

А может лучше взять человека в штат? Но тогда нужно проанализировать затраты, которые будут состоять из:

  • заработной платы и обязательных страховых отчислений;
  • организации рабочего места и сопутствующих расходов.
Что для вас выгоднее, решайте сами, но обращение в фирму-аутсорсер зачастую позволяет избежать этих трат.

Выбор формы аутсорсинга

Прежде чем искать фирму-подрядчика, необходимо определиться с перечнем задач, с которыми вы сами не справляетесь, поэтому нуждаетесь в специалистах.

Можно выбрать:

  • комплексное обслуживание, когда вы полностью отдаёте аутсорсеру все виды компьютерных работ;
  • отдельные функции, с которым не могут справиться ваши сотрудники.

Выбор фирмы-аутсорсера

Чтобы вы остались довольны качеством обслуживания, нужно тщательно выбирать IT-специалистов. Аутсорсеров на рынке услуг очень много, поэтому обращайте внимание на следующие моменты.

  • Опыт работы. Не стоит обращаться к недавно открывшимся фирмам, скорее всего, они не обладают тем профессионализмом, который наработан у солидных компаний.
  • Количество предоставляемых услуг. Это показатель профессионализма и опыта. Чем длиннее список, тем лучше.
  • Срочность поддержки. Если у вас ненормированный рабочий день или вообще круглосуточная работа, то стоит выбрать такого аутсорсера, который сможет выехать к вам в любое время суток и оперативно устранить неполадки. Но имейте в виду, что стоить круглосуточное обслуживание будет дороже.
Лучше всего выбрать несколько фирм, ознакомиться с их расценками и списком услуг и выбрать среди них ту, которая отвечает всем вашим условиям. Обязательно обращайте внимание на рекомендации и отзывы реальных заказчиков.

Можете обратиться за разовой услугой и посмотреть на оперативность и качество работ.

Разработка договора и переход на аутсорсинг

Постарайтесь как можно подробнее расписать обязанности и ответственность аутсорсера, избегайте обтекаемых терминов – побольше конкретики.

Договор в обязательном порядке должен содержать в себе следующие пункты.

  1. Предоставляемые услуги – подробный перечень.
  2. Срок самого соглашения, также необходимо подробно расписать время реагирования и исправление неполадок.
  3. Размер и порядок оплаты. Особенно нужно отметить гибкую оплату за разовую специализированную работу, не входящую в список основных услуг.
  4. Ответственность аутсорсера в случае некачественных работ или задержки во времени, вследствие чего вы несёте убытки от простоя.
После того как соглашение будет одобрено обеими сторонами, можно ставить подписи и начинать работать.

Контроль за подрядчиками

Если всё будет работать, как часики, то особого контроля с вашей стороны не требуется. Это означает, что вы заключили договор с настоящими профессионалами своего дела, которые добросовестно и своевременно выполняют свою работу.

Проблемы могут возникнуть, если подрядчик небрежно относится к своим обязательствам или неправильно планирует свою деятельность. В этом случае необходимо высказать претензии и, если ничего не изменится, разорвать сотрудничество.

Фирма-аутсорсер обязана регулярно предоставлять отчёты о проделанной работе. Кроме того, вы должны:

  • встречаться с руководством и обсуждать промежуточные итоги;
  • налаживать взаимосвязь IT-специалистов со своим персоналом;
  • определять ошибки в работе и сообща устранять их.

Завершение или продление договора

Обычно соглашение заключается на год. Если вы довольны сервисным обслуживанием, то оно автоматически пролонгируется.

Завершение или продление договора

В противном случае никто не может помешать разорвать сотрудничество досрочно.

Как сэкономить на ИТ-аутсорсинге

IT аутсорсинг компании предназначен для снижения расходов на содержание IT-специалистов. Но далеко не всегда заказчику удаётся достичь поставленной цели – оплата услуг оказывается значительно дороже, чем один «айтишник» в штате. Что же нужно сделать, чтобы обращение к аутсорсерам было выгодным?

Контролируйте процессы

Не следует слепо доверять предоставленным отчётам, найдите время, чтобы вникнуть в их содержание. Заранее обсудите с аутсорсером систему оценок и параметры контроля, они должны устраивать обе стороны.

Назначьте сотрудника, который будет нести ответственность за контроль подрядчика или займитесь этим лично. Часто бывает, что какие-то пункты договора не выполняются только потому, что некому следить за процессом. И только когда всплывут нарушения, заказчик начинает бить тревогу.

Пример. В условиях договора был прописан пункт, что сервисное обслуживание компьютеров будет дешеветь в случае снижении рыночной стоимости техники. В течение нескольких лет заказчик оплачивал полную стоимость услуг, поскольку никто не следил за средней ценой ПК, а ведь с каждым годом устаревшая техника существенно падает в цене. В итоге, заказчик сам себя наказал, переплачивая за услуги.

Заключайте долгосрочные контракты

Для постоянных покупателей всегда предусматриваются скидки, а для оптовых тем более. Если вы довольны своим аутсорсером и собираетесь с ним работать и дальше, то при продлении договора можно поставить вопрос о снижении оплаты за предоставленные услуги или увеличении объёма работ за ту же стоимость.

Исполнителю всегда выгодно работать с лояльным заказчиком, поэтому он часто делает скидки.

Исключите лишние услуги

Компании-аутсорсеру будет выгодно навязать вам полный комплекс услуг – за это вы больше заплатите. Вам стоит внимательно ознакомиться со списком и вычеркнуть ненужное.

Лучше показать сотрудникам, как меняется картридж в принтере, чем вызывать для этих целей специалистов. Опять же при приёме на работу отдавайте предпочтение опытным пользователям ПК. Если что-то не будет работать, то они хотя бы смогут проверить, подключён ли компьютер к сети.

Дешевле будет нанять того же аутсорсера для проведения кратких курсов по освоению ПК, чем платить ему за элементарные действия.

Заключение

Подводя итоги, можно сказать, что услуги ИТ аутсорсинга становятся всё более востребованными, поскольку сейчас ни один бизнес не обходится без компьютерной техники. IT-аутсорсеры помогут предпринимателям в сервисном обслуживании, написании программ и создании сайтов.

Долгосрочные договора на техническое сопровождение позволяют сэкономить на обращении к частным специалистам или содержании штатного «айтишника», а также дают возможность предпринимателям сосредоточиться на основной деятельности.

Рустам Заимов
Интернет-предприниматель

Более 10 лет занимаюсь интернет-предпринимательством. Веду тренинги. Охотно делюсь с Вами своими знаниями и опытом.

2 комментариев к статье «6 этапов перехода на аутсорсинг IT услуг, а также полезные советы»

  • Аватар
    02.02.2019 в 15:56

    Ищу информацию по аутсорсингу для мужа, он очень хочет организовать себе такой дополнительный способ заработка, с возможным переходом на постоянную основу. Насколько я поняла, личные качества очень важны, а именно способность ориентироваться на клиента.

    Ответить
  • Аватар
    05.02.2019 в 18:15

    Подумывал перейти на аутсорсинг IT, в смысле — предоставлять такие услуги, но пока притормозил. Понял, что надо предварительно хорошенько прокачать навыки коммуникации и тайм-менеджмента.

    Ответить

Добавить комментарий