Что такое аутсорсинг: 7 основных разновидностей, особенности деятельности и полезные советы от профессионалов

Что такое аутсорсинг и когда он необходим

Когда начинающий предприниматель открывает своё собственное дело, он должен чётко понимать, что кроме основного вида деятельности, например, торговли, ему придётся заниматься множеством вспомогательных функций – вести бухгалтерию, находить выгодный поставщиков, обеспечивать транспортировку и разгрузку товара, рекламировать свою продукцию и так далее.

Вот тут-то и вступает в дело процесс передачи сторонней фирме части работы, которой вы не хотите или не считаете нужным заниматься. Именно так можно ответить на вопрос, аутсорсинг что означает. То есть вы все свои силы, знания и умения бросаете на решение стратегических задач (работаете узконаправленно), а остальные функции отдаёте под чуткое руководство профессионалов.

Например, у вас в офисе пять барышень бодро стучат по клавиатурам компьютеров, делая для вас важную работу. Но техника время от времени выходит из строя. Сами вы, даже если и можете найти и исправить проблему, заниматься этим не будете – у вас есть другие важные дела. Брать в штат специалиста по IT технологиям вам невыгодно, ведь большую часть времени он будет бездельничать. Искать разового компьютерщика на стороне тоже не вариант – никто не поручится за качество работы.

И вот тогда вы обращаетесь в компанию, оказывающую аутсорсинговые услуги, связанные с ремонтом компьютеров и установкой программного обеспечения, и заключаете с ней долгосрочный договор на сопровождение вашего офисного оборудования.

Или ещё пример. Вы – владелец большой компании, несколько раз в году требуется генеральная уборка здания и мытьё окон. В штате, конечно же, имеется уборщица, но, во-первых, она пенсионерка, а во-вторых, просто не справится с объёмом работ. Что делать? Пользоваться разовыми услугами клининговых компаний, но вот незадача – у них нет свободных мойщиков на нужное вам время. Проще всего заключить договор сразу на несколько лет и стать постоянным клиентом. Таким образом, в определённое время вы берёте в аренду (на аутсорсинг) бригаду уборщиков и нагружаете их работой.

Вам могут понадобиться услуги сторонних организаций, если:

• вы не можете себе позволить держать в штате человека с узкопрофильной и редко используемой специализацией, например, юриста, кадровика или программиста;
• оплата «арендуемых» специалистов ниже, чем зарплата штатного работника. Держать в штате бухгалтера в маленькой фирме слишком накладно, проще пользоваться его услугами по мере надобности (раз в месяц или квартал).

Виды аутсорсинга

А теперь разберёмся, какие же услуги можно отдать на откуп аутсорсингу. Для этого рассмотрим его виды.

Бухгалтерский

Хороший бухгалтер – это залог успешности компании, найти профессионала в этой области очень сложно. Он должен разбираться в Налоговом кодексе, отслеживать все изменения в законодательстве, работать со специальными программами, в общем, быть универсалом в своём деле.

А если ваша фирма небольшая, бухгалтерские услуги вам нужны раз в месяц или квартал, или вам просто не везёт с поиском хорошего специалиста, то есть смысл обратиться в аутсорсинговую компанию и заключить с ней договор на «аренду» одного или нескольких бухгалтеров.

Они помогут вам:

• обработать, систематизировать и правильно оформить первичную документацию – накладные, акты приёма-передачи, товарные чеки и прочее;
• вести доходы и расходы предприятия;
• навести порядок в бумагах и компьютеризировать бухгалтерскую деятельность;
• формировать и сдавать отчёты в налоговую и другие инстанции.

IT

В каком офисе ни побываете, везде можно увидеть компьютеры или ноутбуки. Вот только мало кто из персонала заканчивал курсы пользователей. Это у школьников сейчас есть уроки информатики, а что делать их родителям, чтобы идти в ногу со временем? Вот и приходится осваивать технику методом «тыка». В итоге так бывает «натыкаешься», что компьютер устраивает бунт и отказывается работать.

Аутсорсинг в информационных технологиях поможет вам:

• разобраться в текущих поломках и привести технику в порядок;
• контролировать работу компьютеров в течение длительного времени;
• проводить профилактические действия;
• устанавливать новейшее программное обеспечение, нужное для вашей работы;
• обеспечивать бесперебойный и быстрый интернет;
• администрировать ваши сайты по продвижению продукции.

Охраны труда

Каждый работник имеет право на безопасный труд – это закреплено в законодательстве и обязательно к выполнению. На больших предприятиях, когда численность наёмных работников превышает пятьдесят человек, необходимо создавать отдел охраны труда.

В малом бизнесе, где нет такого количества сотрудников, руководитель должен взять миссию по безопасности на себя или нанять соответствующего специалиста, но зачастую пренебрегает этой обязанностью, а потом пожинает штрафы за нарушения.

Чтобы сэкономить на затратах, можно обратиться в фирму-аутсорсер, которая поможет:

• подготовить все нормативные документы по пожаробезопасности, инструкции по предотвращению несчастных случаев на производстве, приказы по охране труда и т. д.
• провести инструктаж с персоналом, оформить журналы регистрации инструктажа;
• контролировать исполнение правил по безопасности труда;
• следить за своевременным медосмотром наёмных работников;
• расследовать несчастные случаи на рабочем месте;
• общаться с контролирующими органами – пожарной инспекцией, санстанцией и другими.

Кадровый

Малый и средний бизнес не создаёт отделы кадров, обычно функцию по набору сотрудников выполняет директор или его заместитель, бухгалтер или даже секретарь.

Кадровый аутсорсинг возьмёт на себя обязанности отдела кадров и будет полезно вам в следующих случаях.

1. Приём сотрудников на работу и грамотное их увольнение, заполнение трудовых книжек.
2. Составление трудовых договоров, должностных инструкций.
3. Контроль за графиком отпусков и штатным расписанием.
4. Разработка правил внутреннего распорядка.

Юридический

Довольно часто требуется консультация юриста. Понятно, что держать в штате профессионала может только богатая и успешная компания. Но даже у неё могут возникнуть сложности, поскольку не бывает юристов-универсалов, они специализируются каждый в своей области. Зато в компании-аутсорсере, как правило, большой штат специалистов, и при возникновении потребности вам будет направлен юрист нужной специализации.

Его функции таковы.

1. Проведение консультаций, разрешение спорных моментов.
2. Экспертиза документации на соответствие законодательству, выявление ошибок.
3. Представление ваших интересов в контролирующих органах и суде.

Логистический

Логистика направлена на снижение расходов и рациональное ведение бизнеса. Крупный бизнес, как правило, имеет собственные логистические отделы. А малому и среднему приходится либо самим осваивать эту науку, либо обращаться в специальные компании.

Аутсорсинг предоставит следующие услуги.

1. Оптимизация расходов компании.
2. Складирование и правильное хранение товаров.
3. Доставка грузов в любую точку мира.
4. Оформление таможенных документов.
5. Экспедиторские услуги.

Производственный (промышленный)

Допустим, предприятие занимается изготовлением металлических дверей, ворот и решёток. Время от времени заказчики заказывают изделия, в которых присутствуют кованые детали. Однако компания не имеет оборудования для ковки и литья. Зато на этом специализируется другая фирма. Заключается договор на выполнение отдельных элементов.

Инструкция по переходу на аутсорсинг

Если вы решили воспользоваться услугами сторонних организаций, но не знаете, с чего начать, обратите внимание на следующий алгоритм.

Анализ деятельности

Прежде чем обратиться к аутсорсингу, определитесь с целями и своими возможностями. Оцените риски. Что будет дешевле: нанять стороннюю организацию или обойтись собственными силами, иметь штатного сотрудника или взять его в «аренду».

Выбор фирмы-аутсорсера

Первым делом составьте точные требования к сторонней компании. Определитель, что вы хотите получить на финише. Затем найдите несколько фирм, удовлетворяющих вашим требованиям и проведите с каждой из них переговоры, на основании которых и сделайте ваш окончательный выбор.

Согласование взаимовыгодных условий

Предоставьте подрядчику (фирме-аутсорсеру) список услуг, которые вы желаете от него получить. Согласуйте сроки, объём работ, порядок оплаты и ответственности сторон. За основу можно взять стандартный договор об оказании услуг.

Подписания соглашения

Если все условия обговорены и устраивают обе стороны, то можно подписывать договор. Идеально было бы присутствие юриста, чтобы обеспечить все правовые нормы.

Переход на аутсорсинг

Ваша цель – достигнуть полного взаимопонимания с новым партнёров, предоставить всю необходимую информацию для плодотворной работы.

Контроль за подрядчиком

Не пускайте дело на самотёк, регулярно интересуйтесь, как продвигается процесс. Ещё во время первых встреч определитесь с формой и датами отчётности.

Советы и правила по выбору аутсорсера

Лучше сразу качественно сделать дело, чем потом его переделывать. Именно поэтому отнеситесь ответственно к выбору подрядчика, чтобы потом не разочаровываться и не начинать всё сначала.

Детальное изучение информации о компании

Соберите как можно больше сведений об интересующей вас фирме. Найдите её сайт в интернете, оцените информативность ресурса, изучите прайс на услуги.

Особое внимание обратите на раздел «Партнёры». Если с фирмой сотрудничают известные организации, то это только плюс.

Изучение отзывов клиентов

Самые лучшие рекомендации – это личные отзывы. Не читайте их на сайте фирмы, они могут быть подставными.

Выбор фирмы-«долгожителя»

Чем дольше организация на рынке, тем больше у неё опыта и профессионализма. Поэтому не соблазняйтесь низкими ценами неизвестных никому фирм (их путь к успеху сложен и тернист), отдайте предпочтение надёжным компаниям.

Частые ошибки при переходе на аутсорсинг

Чтобы услуги аутсорсинга не оказались «медвежьими», а были качественными, профессиональными и эффективными, постарайтесь не совершить распространённых ошибок.

Невнимательное изучение финансовой выгоды

Ваша цель – сократить расходы, но получить качественные услуги. Неправильное планирование может привести к обратным результатам. Не забывайте, что выгодные цены – это далеко не гарантия качества.

Слишком быстрое сокращение штата

Ага! Вы обратились в фирму, которая оказывает бухгалтерские услуги и на радостях решили сократить своего штатного бухгалтера. Не спешите!

Пренебрежительный подход к составлению договора

Не экономьте и пригласите юриста, чтобы правильно оформить все бумаги по соглашению о сотрудничестве.

Вы должны быть полностью защищены в правовом поле, чтобы избежать возможных неустоек и прочих штрафных санкций, если возникнут спорные ситуации.

Слабый контроль за подрядчиком

Если вы не будете требовать результатов, а пустите дело на самотёк, то фирма-аутсорсер будет вас считать несерьёзным партнёром и относиться к вам соответственно. Хотите качество? Контролируйте процесс!

Заключение

Задачей аутсорсинга является экономия средств и улучшение качества выполненных работ. Обязательно просчитывайте все плюсы и минусы при переходе на данный вид сотрудничества, при грамотном планировании и контроле он может оказаться выгодным и эффективным способом оптимизации расходов.